Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist:

Kontaktmöglichkeiten:

• Telefon: +49 (0) 1525/4138215
• E-Mail (allgemein): info@kulturwerkstatt-moeser.de
• E-Mail (für Datenschutzanfragen): datenschutz@kulturwerkstatt-moeser.de

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung seiner satzungsgemäßen Zwecke sowie zum sicheren Betrieb unserer Vereinswebseite. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO:

• a) Zur Erfüllung des Mitgliedsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• b) Zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• c) Zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• d) Auf Basis einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

2.1. Mitgliederverwaltung

Zweck: Anlage, Verwaltung und Beendigung der Mitgliedschaft; Führen des Mitgliederverzeichnisses; Kommunikation zur Organisation des Vereinslebens.

Verarbeitete Daten: Anrede, Vor- und Nachname, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten (Telefon, E-Mail), Datum des Eintritts/Austritts, Art der Mitgliedschaft.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Mitgliedsvertrags).

Minderjährige Mitglieder: Ist ein Mitglied bei Eintritt noch nicht volljährig, wird der Aufnahmeantrag zusätzlich von den Erziehungsberechtigten unterschrieben. Mit dieser Unterschrift willigen die Erziehungsberechtigten zugleich in die Verarbeitung der Mitgliedsdaten des minderjährigen Kindes im oben beschriebenen Umfang ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a i.V.m. Art. 8 DSGVO).

Online-Mitgliedsantrag: Der Aufnahmeantrag kann auch online über unsere digitale Vereinsplattform gestellt werden (kulturwerkstatt-moeser-digital.de/mitglied-werden). Dabei werden verarbeitet: Art der Mitgliedschaft, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, bei juristischen Personen zusätzlich Name der Organisation und vertretungsberechtigte Person, die Bestätigung der Vereinssatzung, die freiwilligen Einwilligungen (siehe Ziff. 2.5) sowie Ihre digitale Unterschrift, die als Bild gespeichert wird. Bei Minderjährigen unterschreibt zusätzlich eine gesetzliche Vertretung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Durchführung der Mitgliedschaft). Wird ein Antrag abgelehnt oder zurückgezogen, werden die Antragsdaten nach 6 Monaten gelöscht.

2.2. Beitragserhebung und Finanzverwaltung

Zweck: Überwachung und Zuordnung der eingehenden Mitgliedsbeiträge, Verwaltung der Vereinskasse, Buchhaltung und Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten.

Verarbeitete Daten: Name des Mitglieds, Beitragshöhe, Zahlungsstatus und -datum sowie die bei einer Überweisung übermittelten Angaben (Name der kontoinhabenden Person, IBAN), wie sie auf unseren Kontoauszügen erscheinen. Beiträge werden per Überweisung gezahlt; ein Lastschriftverfahren findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedsvertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

2.3. Organisation von Veranstaltungen, Projekten und Ticketverkauf

Zweck: Planung, Durchführung und Nachbereitung von Workshops, Kursen, Ausstellungen und anderen Vereinsveranstaltungen; Abwicklung des Ticketverkaufs über unser internes Verwaltungssystem.

Verarbeitete Daten: Name, Kontaktdaten zur Organisation und Ticketzustellung, Anmeldestatus, Ticket-ID, ggf. freiwillige Angaben (z.B. für Verpflegung).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Ticket- bzw. Teilnahmevertrags) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, ein aktives Vereinsleben zu gestalten).

Ticketbuchung über die digitale Vereinsplattform: Tickets können über unsere Plattform gebucht werden. Jedes Ticket erhält eine Ticketnummer und einen QR-Code, der beim Einlass geprüft wird. Die Zahlung erfolgt per Überweisung mit der Ticketnummer als Verwendungszweck. Für den Einlass kann eine Anwesenheitsliste mit Name, E-Mail-Adresse, Ticketnummer und Zahlungsstatus erstellt werden. Nicht bezahlte Tickets werden nach Ablauf der Zahlungsfrist storniert und die zugehörigen Daten gelöscht. Ausgedruckte Anwesenheitslisten werden nach der Veranstaltung vernichtet; buchhaltungsrelevante Daten werden gemäß Ziff. 4.2 aufbewahrt.

2.4. Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung

Zweck: Information über die Vereinstätigkeit, Berichterstattung über Veranstaltungen und Bewerbung des Vereins zur Gewinnung neuer Mitglieder und Fördernder.

Verarbeitete Daten: Fotos und Videos von Veranstaltungen, auf denen Personen erkennbar sind; Namen von Vorstandsmitgliedern, Projektleitenden oder geehrten Mitgliedern.

Rechtsgrundlage:

• Für gezielte Einzel- oder Nahaufnahmen (z.B. von Auftretenden, Workshop-Leitenden, Interviewpartner*innen) sowie grundsätzlich bei Minderjährigen: Ihre freiwillige Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die jederzeit widerrufen werden kann. Diese Einwilligung wird über eine gesonderte Einwilligungserklärung eingeholt und dokumentiert.
• Für allgemeine Übersichts- und Stimmungsaufnahmen bei größeren Veranstaltungen (z.B. Konzerten), bei denen einzelne Personen nur als Teil des Publikums bzw. „Beiwerk“ des Geschehens erkennbar sind: unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Bewerbung unserer Vereinsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie § 23 Abs. 1 Nr. 3 KUG. In diesen Fällen weisen wir am Veranstaltungsort durch Aushang auf die Aufnahmen hin und geben Gelegenheit zum Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
• Für die Nennung von Funktionsträger*innen: unser berechtigtes Interesse an Transparenz und öffentlicher Darstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Veröffentlichungskanäle: Vereinswebsite (www.kulturwerkstatt-moeser.de), Social-Media-Kanäle (Facebook, Instagram), lokale Presse, gedruckte Flyer und Programme.

Hinweis zu unseren Facebook- und Instagram-Seiten: Wir betreiben eigene Seiten bei Facebook und Instagram, auf denen wir Inhalte veröffentlichen. Für den Betrieb dieser Seiten sind wir gemeinsam mit Meta Platforms Ireland Ltd. für bestimmte Verarbeitungen mitverantwortlich (Art. 26 DSGVO), insbesondere für die Erhebung und Nutzung anonymisierter Statistikdaten über die Seitennutzung („Seiten-Insights“) gemäß der von Meta bereitgestellten Vereinbarung für Seitenbetreiber. Für Datenverarbeitungen, die Meta bei Besuch oder Interaktion mit unserer Seite außerhalb unserer Kontrolle vornimmt, verweisen wir auf die Datenrichtlinie von Meta.

2.5. Kommunikation mit Mitgliedern (Einladungen, Newsletter)

Zweck: Versand von Einladungen zu Mitgliederversammlungen sowie die Zusendung von Vereinsinformationen und Newslettern.

Verarbeitete Daten: Name, E-Mail-Adresse, Postanschrift.

Rechtsgrundlage:

• Für Einladungen zur Mitgliederversammlung: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Die Einladung erfolgt per Post oder – sofern Sie im Mitgliedsantrag eingewilligt haben – per E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Für Newsletter und allgemeine Informationen: Ihre freiwillige Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Freiwillige Einwilligungen im Mitgliedsantrag: Im Mitgliedsantrag können Sie freiwillig einwilligen in:

• den Versand von Einladungen und Protokollen per E-Mail,
• die Veröffentlichung von Fotos, auf denen Sie zu sehen sind, auf unserer Website und in Social Media (siehe Ziff. 2.4),
• die Nutzung Ihrer Telefonnummer für die vereinsinterne Kommunikation,
• die Aufnahme in die WhatsApp-Gruppe des Vereins.

Jede Einwilligung kann jederzeit schriftlich oder per E-Mail an den Vorstand für die Zukunft widerrufen werden.

WhatsApp-Gruppe: Wenn Sie eingewilligt haben, nehmen wir Sie mit Ihrer Telefonnummer in die WhatsApp-Gruppe des Vereins auf. Ihre Telefonnummer, Ihr Profilname und Ihre Nachrichten sind dann für alle Gruppenmitglieder sichtbar. Anbieter von WhatsApp ist die WhatsApp Ireland Limited; dabei können Daten auch an Meta Platforms, Inc. in den USA übermittelt werden (siehe Ziff. 3.3). Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig; für alle wichtigen Vereinsinformationen gibt es andere Wege (E-Mail, Post, Mitgliederbereich). Nach einem Widerruf oder dem Ende der Mitgliedschaft entfernen wir Sie aus der Gruppe.

2.6. Bereitstellung und Nutzung der Vereinswebseite

Zweck: Sicherer, stabiler und technisch einwandfreier Betrieb unserer Webpräsenz zur Information der Öffentlichkeit.

Verarbeitete Daten: Server-Logfiles (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Referrer-URL), die technisch bedingt beim Aufruf der Seite an den Hoster übermittelt werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse am reibungslosen Betrieb und der Sicherheit der Webseite).

2.7. Kontaktformular und weitere Formulare auf der Webseite

Zweck: Bearbeitung von Anfragen, die uns über das Kontaktformular auf unserer Webseite erreichen.

Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht; freiwillig Ihre Telefonnummer sowie weitere Angaben, die Sie im Nachrichtentext machen. Auf Wunsch („Kopie an mich senden“) erhalten Sie eine Kopie Ihrer Nachricht an Ihre E-Mail-Adresse. Mit dem Kontrollkästchen im Formular bestätigen Sie lediglich, dass Sie diese Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben; es handelt sich nicht um eine Einwilligung. Ihre Angaben verwenden wir ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient (z.B. Ticket- oder Kursanfrage), andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Speicherdauer: Die Angaben werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine weitere Kommunikation zu erwarten ist, spätestens jedoch nach 12 Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Support-Formular: Über unser Support-Formular auf der Webseite können Sie technische Probleme melden. Dabei werden Name, E-Mail-Adresse, die betroffene Seite, Ihre Fehlerbeschreibung sowie freiwillige Angaben zu Gerätetyp und Browser verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien Betrieb unserer Webangebote). Die Angaben werden nach Abschluss der Bearbeitung, spätestens nach 6 Monaten, gelöscht.

Kündigungsformular: Über das Formular „Mitgliedschaft kündigen“ können Mitglieder ihren Austritt erklären. Dabei werden Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, die Bestätigung der Kündigung sowie freiwillig der Grund für den Austritt verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Beendigung der Mitgliedschaft). Die Kündigung wird zusammen mit den Mitgliedsdaten gemäß Ziff. 4.1 aufbewahrt und gelöscht.

2.8. Cookies und Analyse-Tools

Unsere Webseite setzt ausschließlich einen technisch notwendigen Cookie ein:

• JwStickySession — dient der technischen Zuordnung Ihrer Anfragen zum richtigen Server (Lastverteilung) durch unseren Webseitenanbieter Webador und ist für den fehlerfreien Betrieb der Seite erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem technisch einwandfreien Betrieb der Webseite). Für diesen technisch notwendigen Cookie ist gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.

Eine Analyse Ihres Nutzerverhaltens (Tracking) sowie personalisierte Werbung finden nicht statt; entsprechende Cookies werden auch nach einer Zustimmung im Cookie-Banner nicht gesetzt. Dies wurde durch einen technischen Cookie-Scan sowohl vor als auch nach Erteilung der Einwilligung überprüft.

Auf unserer digitalen Vereinsplattform (Ziff. 2.9) werden keine Cookies gesetzt. Nach dem Login wird ein technisch notwendiger Eintrag im lokalen Browser-Speicher (Local Storage) gesetzt, der die Sitzung aufrechterhält. Dieser Eintrag wird beim Abmelden gelöscht. Eine Einwilligung ist hierfür gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG nicht erforderlich.

2.9. Digitale Vereinsplattform (Veranstaltungskalender, Projektübersicht, Galerie)

Zweck: Öffentliche Information über unsere Veranstaltungen, Projekte und Vereinsaktivitäten über unser vereinseigenes System unter kulturwerkstatt-moeser-digital.de:

• Veranstaltungskalender: kulturwerkstatt-moeser-digital.de/kalender
• Öffentliche Projektübersicht: kulturwerkstatt-moeser-digital.de/projekte-public
• Öffentliche Galerie: kulturwerkstatt-moeser-digital.de/galerie

Verarbeitete Daten: Beim Aufruf dieser Seiten werden technisch bedingt Server-Logfiles (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Referrer-URL) verarbeitet. In der Galerie und der Projektübersicht können zudem Fotos, auf denen Personen erkennbar sind, sowie Namen von Projektleitenden veröffentlicht werden (siehe Ziff. 2.4).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer aktuellen und nutzerfreundlichen Darstellung unserer Vereinsarbeit). Für veröffentlichte Fotos und Namen gelten die in Ziff. 2.4 genannten Rechtsgrundlagen.

Hosting: Das System wurde vom Verein selbst entwickelt und wird von uns selbst betrieben. Die technische Infrastruktur (Server und Datenbank) wird von IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland betrieben (siehe Ziff. 3.1). Es besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Die Server-Logfiles werden nach spätestens 14 Tagen automatisch gelöscht.

Eingebundene Drittanbieter: Auf der Plattform ist ein externer Dienst eingebunden; ein Tracking findet nicht statt. Für die QR-Codes auf Tickets und Mitgliedsausweisen nutzen wir die QR-Code-API api.qrserver.com der Foundata GmbH, Steinhäuserstraße 20, 76135 Karlsruhe, Deutschland. Beim Anzeigen eines QR-Codes werden Ihre IP-Adresse sowie der Inhalt des QR-Codes (der Prüf-Link mit der Ticketnummer bzw. mit dem Prüfcode des Mitgliedsausweises) an diesen Anbieter übermittelt; nach dessen Angaben werden die Inhalte der QR-Codes nicht gespeichert und IP-Adressen nur gekürzt protokolliert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer einfachen technischen Umsetzung). Schriftarten werden nicht von externen Servern geladen.

Verschlüsselung: Die Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Server erfolgt verschlüsselt per SSL/TLS (HTTPS).

Login-Bereich: Unter kulturwerkstatt-moeser-digital.de/login steht unseren Mitgliedern ein geschützter Mitgliederbereich zur Verfügung (u.a. eigenes Profil, Fotoalbum, Dokumente, Pinnwand und Projekte). Vorstandsmitglieder und weitere berechtigte Personen verwalten dort außerdem Mitglieder, Beiträge, Veranstaltungen, Tickets, Projekte und die Galerie; jede Person sieht nur die Bereiche, für die sie eine Berechtigung hat. Andere Mitglieder sehen nur Angaben, die für das Vereinsleben nötig sind (z.B. Ihren Namen bei eigenen Beiträgen auf der Pinnwand), Ihre Telefonnummer nur, wenn Sie in die vereinsinterne Nutzung eingewilligt haben. Dabei werden die Zugangsdaten (Benutzername bzw. E-Mail-Adresse und Passwort, das ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert wird und für niemanden – auch nicht für Administratoren – lesbar ist) sowie der Zeitpunkt der Anmeldung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Mitgliedschaft bzw. Vereinsfunktion) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, vor unbefugtem Zugriff geschützten System). Die Zugangsdaten werden gelöscht, sobald die Zugangsberechtigung endet. Zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit werden Aktivitäten im Login-Bereich (z.B. Anmeldungen und Änderungen an Daten) in einem internen Protokoll festgehalten. Diese Protokolleinträge werden nach spätestens 2 Jahren gelöscht.

Funktion „Problem melden“: Auf allen Seiten der Plattform – auch ohne Login – können Nutzende technische Probleme über ein Meldeformular an die Administration des Vereins senden. Dabei werden verarbeitet:

• die Beschreibung des Problems sowie die Seite, auf der die Meldung abgesendet wurde,
• Datum und Uhrzeit der Meldung,
• automatisch übermittelte technische Angaben: Browser, Betriebssystem, Bildschirmgröße und Spracheinstellung,
• freiwillig: ein Screenshot sowie Name und Kontaktdaten, falls eine Rückmeldung gewünscht ist.

Die Meldungen sind nur für die mit der Administration betrauten Vorstandsmitglieder einsehbar und werden ausschließlich zur Fehleranalyse und -behebung sowie für eine Rückmeldung genutzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem fehlerfreien und sicheren Betrieb der Plattform). Die Meldungen einschließlich Screenshots werden nach Abschluss der Bearbeitung, spätestens jedoch nach 6 Monaten, gelöscht.

Funktion „Foto melden“ in der Galerie: Jedes Foto in unserer öffentlichen Galerie hat eine eindeutige Foto-ID. Über die Funktion „Foto melden“ kann jede Person – auch ohne Login – uns mitteilen, dass sie auf einem Foto nicht abgebildet sein möchte oder ein Foto aus einem anderen Grund entfernt werden soll. Dabei werden verarbeitet:

• Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse der meldenden Person,
• der Grund der Meldung und die Angabe, wo die Person auf dem Foto zu sehen ist,
• die Foto-ID, die aufgerufene Galerieseite sowie Datum und Uhrzeit der Meldung.

Die Angaben benötigen wir, um das betroffene Foto zu finden, die Person darauf zuzuordnen und ihr eine Rückmeldung zu geben. Sie sind nur für die mit der Administration betrauten Vorstandsmitglieder einsehbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 17 und 21 DSGVO (Bearbeitung Ihres Löschungs- bzw. Widerspruchsersuchens) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Angaben werden nach abschließender Bearbeitung der Meldung gelöscht. Aufbewahrt wird lediglich ein Vermerk ohne Angaben zur meldenden Person, welches Foto entfernt wurde, damit es nicht erneut veröffentlicht wird.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, dies ist zur Erfüllung unserer satzungsgemäßen Zwecke oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich. Mögliche Empfänger können sein:

3.1. Externe Dienstleistungsunternehmen (Auftragsverarbeitende)

Wir setzen für bestimmte Bereiche auf die Unterstützung von externen Dienstleistungsunternehmen, die Daten in unserem Auftrag weisungsgebunden verarbeiten:

• Banken / Zahlungsdienstleister: zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs (z.B. Gutschrift des Mitgliedsbeitrags oder Ticketkaufs).
• IONOS SE: Hosting unseres internen Systems zur Mitglieder- und Datenverwaltung, zur Abwicklung des Ticketverkaufs sowie unserer digitalen Vereinsplattform mit Veranstaltungskalender, Projektübersicht und Galerie (siehe Ziff. 2.9); Nutzung des zugehörigen Cloud-Speichers zur sicheren digitalen Ablage von Vereinsdokumenten.
• Webador (JouwWeb B.V.): Hosting und Bereitstellung unserer Vereinswebsite sowie des E-Mail-Verkehrs.

Mit allen genannten Auftragsverarbeitenden – IONOS SE und Webador (JouwWeb B.V.) – besteht jeweils ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Dieser stellt sicher, dass Ihre Daten auch dort sicher und nur nach unserer Weisung verarbeitet werden.

3.2. Öffentliche Stellen und Institutionen

• Finanzamt: im Rahmen der steuerlichen Pflichten (z.B. bei Nachweis der Gemeinnützigkeit).
• Behörden: bei der Beantragung von öffentlichen Fördermitteln.

3.3. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (Drittländer) findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, sie wird an dieser Stelle explizit genannt. Im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Facebook- und Instagram-Seiten (Ziff. 2.4) kann es zu einer Datenübermittlung an Meta Platforms Ireland Ltd. bzw. Meta Platforms, Inc. (USA) kommen; Meta hat sich zur Einhaltung der EU-Standardvertragsklauseln verpflichtet. Gleiches gilt für die WhatsApp-Gruppe des Vereins (Ziff. 2.5), an der Sie nur mit Ihrer Einwilligung teilnehmen.

Der Verein speichert Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht dazu besteht.

4.1. Daten von Mitgliedern

Ihre mitgliedschaftsbezogenen Daten (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.) werden für die Dauer Ihrer Mitgliedschaft aktiv verarbeitet. Nach Beendigung Ihrer Mitgliedschaft werden Ihre Daten, die zur Mitgliederverwaltung notwendig waren, innerhalb von 12 Monaten nach dem Austrittsdatum gesperrt und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Fristen entgegenstehen.

4.2. Steuerrechtlich relevante Daten (inkl. Ticketverkauf)

Alle Daten, die für die Buchhaltung und das Finanzwesen relevant sind (z.B. Rechnungen, Beitragsnachweise, Buchungsbelege aus dem Ticketverkauf), unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO). Diese Daten werden nach Ablauf der Frist gelöscht.

4.3. Daten aus Einwilligungen

Daten, die wir auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten (z.B. E-Mail-Adresse für den Newsletter, Fotos), werden bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung verarbeitet. Nach einem Widerruf werden die betreffenden Daten unverzüglich aus der aktiven Verarbeitung entfernt (z.B. Löschung aus dem Newsletter-Verteiler) oder anonymisiert.

4.4. Webseitendaten (Server-Logfiles)

Die durch unseren Webseiten-Hoster erfassten Logfiles werden nach den gesetzlichen Bestimmungen gelöscht bzw. anonymisiert, sobald sie für die Systemsicherheit nicht mehr benötigt werden. Die Server-Logfiles unserer digitalen Vereinsplattform werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht (siehe Ziff. 2.9).

4.5. Sonstige Vereinskorrespondenz

Geschäftliche E-Mails oder Briefe werden entsprechend ihrer Relevanz und eventueller gesetzlicher Fristen (in der Regel 6 Jahre gemäß Handelsgesetzbuch) aufbewahrt und danach gelöscht.

4.6. Foto- und Videomaterial von Veranstaltungen

Nicht veröffentlichtes Foto- und Videorohmaterial wird nur so lange gespeichert, wie es für die Nachbearbeitung und Auswahl erforderlich ist, und anschließend gelöscht. Näheres regelt die vereinsinterne Richtlinie „Leitfaden für das Fotografieren bei Veranstaltungen“.

4.7. Mitgliedsanträge und Tickets

Abgelehnte oder zurückgezogene Mitgliedsanträge werden nach 6 Monaten gelöscht. Angenommene Anträge werden Teil der Mitgliedsdaten (Ziff. 4.1). Daten nicht bezahlter Tickets werden nach Ablauf der Zahlungsfrist gelöscht; Daten bezahlter Tickets werden 3 Monate nach der Veranstaltung gelöscht, soweit sie nicht als Buchungsbelege gemäß Ziff. 4.2 aufbewahrt werden müssen.

Als von der Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen die folgenden gesetzlichen Rechte zu. Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte formlos an die Vorstandsmitglieder des Vereins. Die Kontaktdaten finden Sie in Abschnitt 1 dieser Erklärung. Für Fotos in unserer Online-Galerie können Sie außerdem direkt die Funktion „Foto melden“ nutzen (siehe Ziff. 2.9).

• Recht auf Auskunft (gemäß Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, jederzeit eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Falls ja, haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen.
• Recht auf Berichtigung (gemäß Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten, die Sie betreffen, zu verlangen.
• Recht auf Löschung / „Recht auf Vergessenwerden“ (gemäß Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, wenn diese für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr notwendig sind oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (gemäß Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. In diesem Fall werden die Daten markiert und nur noch eingeschränkt verarbeitet.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (gemäß Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen die Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format aushändigen.
• Widerspruchsrecht (gemäß Art. 21 DSGVO): Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern diese auf unserem berechtigten Interesse beruht.
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit und ohne Angabe von Gründen für die Zukunft widerrufen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Die für unseren Vereinssitz zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Stand: Oktober 2026